Managementassistent(e) Stadsontwikkeling

Nijmegen is de tiende stad van het land, één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland en is continu in ontwikkeling. Afdeling Stadsontwikkeling is een beleidsafdeling die adviseert over ruimtelijke kaderstelling op langere termijn en zorgt voor de uitvoering van strategische projecten. Wij adviseren het stadsbestuur over stedelijke ontwikkeling, duurzaamheid, (circulaire) economie, citymarketing, openbare ruimte, wonen, mobiliteit en cultuurhistorie. Ook zijn we opdrachtgever voor verschillende projecten in de openbare ruimte. Dit alles doen we in verbinding met de stad: met bijvoorbeeld onze inwoners, burgerinitiatieven, bedrijven en instellingen. Gezien de hoeveelheid werk die dagelijks te verrichten valt zijn wij binnen onze afdeling  op zoek naar een initiatiefrijke managementassistent(e) om ons team van managementassistentes en project-secretaresses te versterken! 

Wat ga je doen?

Als managementassistent(e) in een duo-functie bij Stadsontwikkeling pak je taken zelfstandig op en zorg je ook voor een nauwe samenwerking met je directe collega én de andere teamleden. Je bent in deze gedeelde rol verantwoordelijk voor de uitvoering van ondersteunende werkzaamheden voor de concernmanager op zowel administratief als organisatorisch vlak. 

Binnen deze functie zorg je voor:

• Algemene secretariële ondersteunende werkzaamheden: mailboxbeheer inclusief het zelfstandig oppakken van acties die hieruit voortkomen, (digitale) postbehandeling en telefoonafhandeling.
• Complex agendabeheer: maken en bewaken van (complexe) afspraken, inclusief het plannen, voorbereiden en versturen van uitnodigingen voor terugkerende (management-)overleggen, heidagen en afdelingsbijeenkomsten.
• Het voorbereiden, notuleren en uitwerken van een 2-wekelijks gecombineerd portefeuilleoverleg
• Aanwezigheid en bereikbaarheid bij afwezigheid van je directe collega (structurele parttime dagen en vakanties). 

Wie zijn wij?

Je komt terecht in een team van 19 collega’s die samen het secretariaat vormen van de afdeling Stadsontwikkeling. Binnen dit betrokken en collegiale team waarin organisatiesensitiviteit en integriteit belangrijke waardes zijn, val je binnen de subgroep van managementassistentes maar heb je ook regelmatig contact met de subgroep projectsecretaresses. 

Wat bieden wij jou?

• Een tijdelijk contract voor 1 jaar met een proefperiode van 3 maanden voor 16 tot 20 per week, verdeeld over 4 of 5 dagen. Bij gebleken geschiktheid bestaat de mogelijkheid tot uitbreiding van uren en een ambtelijke aanstelling na dit jaar.
• Inschaling in functieschaal 7, met een maximum brutosalaris van €3.301 bij een volledige werkweek van 36 uur.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een individueel keuzebudget van 17,05% per jaar.
• Een intern opleidingsaanbod.
• Faciliteiten op het vlak van hybride werken, laptop en smartphone, mogelijkheid tot thuiswerken en ontmoetingsruimtes op kantoor. 

Wie zoeken wij?

Wij zijn op zoek naar een flexibele collega met organisatietalent, die accuraat is, van aanpakken houdt en goed kan werken in een duo-functie. Je staat stevig in je schoenen en kunt goed werken in en inspelen op een hectische en steeds veranderende omgeving. Jouw organisatiesensitiviteit vertelt je wat nodig is bij welke activiteit en hoe jij daarin de prioriteiten kunt en moet stellen. Binnen je takenpakket weet jij de juiste keuzes qua planning te maken en je bewaart, ook bij piekmomenten, de rust en het overzicht. Samenwerking en zelfstandigheid staan bij jou niet tegenover, maar naast elkaar. Je bent iemand die gemakkelijk inziet wat er moet gebeuren en hebt de juiste kennis en handigheid om deze taak uit te voeren. Je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden en handelt daar ook naar. Pro-activiteit en flexibiliteit zijn een voorwaarde, humor en relativering een absolute pré! 

Naast dat jij jezelf herkent in de bovengenoemde stijl en competenties voldoe je aan onderstaande punten:

• Je hebt een mbo werkniveau en een relevante opleiding óf aantoonbaar een aantal jaren ervaring als managementassistent.
• Je bent ervaren met Microsoft Office en hebt de kwaliteiten om andere relevante applicaties en systemen snel eigen te maken.
• Je werkt gemakkelijk met Outlook en kennis van iBabs en Corsa zijn een pré.
• Je bent 16 tot 20  uur per week beschikbaar, verdeeld over 4 of 5 dagen. 

Waar kom je te werken?

We werken binnen de gemeente Nijmegen vanuit ons hart, van en voor onze stad. Voor en met de inwoners, instellingen en bedrijven in Nijmegen werken we aan de opgaven die in de stad en haar omgeving spelen. Daarbij is vertrouwen ons vertrekpunt, kiezen we voor contact, doen we gewoon wat nodig is en leren we van wat we doen. 

Hoe solliciteer je?

We ontvangen graag je motivatie en cv! Je kunt reageren tot en met zondag 10 juli 2022. De gesprekken vinden plaats op dinsdag 12 en woensdag 13 juli 2022. Beoogde startdatum van de functie is 1 september 2022 of eerder indien dit mogelijk is.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie en inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Linda Giesen, managementassistent en coördinator, per e-mail l.giesen@nijmegen.nl of telefonisch 06-52780750.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.